Project Management Plan Bagi Perusahaan

Pada umumnya, Project Management Plan (manajemen proyek) berisi penjelasan bagaimana rencana-rencana dan keputusan suatu proyek akan dijalankan. Secara sederhana, isi dari manajemen proyek berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How). Project management plan (PMP) merupakan living document, yang artinya jika terdapat perubahan pada rencana proyek ketika proyek sedang berjalan, maka manajemen proyek juga harus di-update. Lantas, mengapa perusahaan menganggap PMP itu penting?

Manajemen proyek harus mendapat pandangan sebagai suatu alat yang membantu perusahaan untuk melaksanakan proyek-proyek yang di tunjuk secara efektif dan efisien. Namun tentu saja penggunaan alat ini tidak secara otomatis dapat menjamin keberhasilan proyek. Manajemen proyek ini dapat menjadi alat yang sangat penting dan kuat di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya.

Proses Pembuatan Project Management Plan

Seorang manajer proyek membuat Project Management Plan, kemudian key stakeholder akan menandatangani dan menjadi dasar rencana suatu proyek.

Jika terdapat perubahan, maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control dan akan menjadi bahan perbandingan antara project actual dengan project baseline. Setelah manajer proyek menyelesaikan dokumen project management plan, maka selanjutnya PMP akan mengadakan kick-off meeting untuk memulai proyek secara resmi.

Tujuan adanya kick-off meeting adalah untuk memberitahukan kepada stakeholder, bahwa secara resmi proyek akan berjalan dan memberikan gambaran kepada setiap stakeholder mengenai aktivitas-aktivitas apa saja yang akan di lakukan. Baik proyek kecil maupun besar, pembuatan dokumen manajemen proyek adalah keharusan.

Baca Juga: Manfaat Standar Operasional Prosedur Bagi Perusahaan

Isi Project Management Plan 

Biasanya sebelum suatu proyek berjalan, seorang manajer akan menanyakan dokumen penting seperti project charter dan project management plan.

Project management plan memiliki baseline yang akan dibuat dalam fase perencanaan. Terdapat 3 baseline, di antaranya adalah scope baseline (berisi project scope statement, WBS, dan WBS dictionary), schedule baseline (berisi project schedule yang memiliki start date dan end date untuk masing-masing aktivitas), dan cost baseline . Ketiga baseline mendapat sebutan sebagai Performance Measurement Baseline. Biasanya manajer proyek akan selalu membandingkan antara proyek yang berjalan dengan baseline tersebut. Performance tersebut kemudian akan menjadi laporan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek, apakah masih in scope atau out of scope. Dan apakah under, within atau over budget, dan apakah behind, on, atau ahead schedule.

Setiap terjadi perubahan terkait dengan baseline selama executing dan monitoring & Controlling, maka perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control system. Jika mendapat persetujuan, maka manajer proyek dapat meng-update baseline di dalam manajemen proyek.

Baca Juga: Kelas Blak-blakan Soal Bisnis Start Up

Dasar Pembuatan Project Management Plan

Alat dan teknik dalam membuat atau mengembangkan manajemen proyek ada dua, yaitu expert judgement dan facilitation techniques. Berikut ini adalah beberapa dasar dalam membuat rencana manajemen yang perlu Anda perhatikan:

1. Project charter, di gunakan sebagai titik mula untuk perencanaan awal dalam initiating process group.
2. Output from other processes. Semua baseline dansubsidiary plan yang menjadi output pada proses perencanaan lainnya akan menjadi input pada proses ini.
3. Enterprise environmental factors, adalah standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, struktur organisasi, budaya, management practices, infrastruktur, dan administrasi personil.
4. Organizational process assets, dapat berupa guideline yang telah terstandarkan, Work Instruction (WI), kriteria evaluasi proposal, kriteria pengukuran kinerja, template project management plan, prosedur change control, project files dari berbagai proyek, historical information dan lesson learned knowledge base, dan konfigurasi management knowledge base.

Baca juga: Program Referral Karyawan Untuk SDM Berkualitas

Pada umumnya, PMP bertujuan agar kegiatan yang di lakukan bisa mencapai tujuan tertentu yang telah perusahaan targetkan. Dalam pengerjakan proyek membutuhkan berbagai hal mulai dari sumber daya manusia, modal dan lainnya. Selain itu, manajemen proyek juga berkaitan dengan variabel seperti ruang lingkup, biaya, waktu, kualitas dan resiko. Menjalankan suatu perusahaan memang tidak mudah, karena membutuhkan pengelolaan dan strategi yang tepat.

 

Yudha Adhyaksa

Developer Property Syariah

Founder Fiqeeh.com - Kampus Bisnis Syariah